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In un precedente articolo ti ho parlato di come soffra particolarmente il problema della gestione del tempo.

Non credo di essere l’unica persona al mondo ad accusare questa situazione.

Come porre rimedio, dunque?

Ecco quello che ho fatto e che sta funzionando in modo ottimale nella mia vita.

Non è detto sia adatto anche per te, ma ci tengo a condividerlo.

Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo. (Jean de la Bruyere)

“Mindset” per una corretta gestione del tempo

Innanzitutto bisogna essere MOLTO onesti con sè stessi e porsi obiettivi raggiungibili, praticabili con la propria organizzazione quotidiana e con le proprie risorse.

In secondo luogo è necessario essere disciplinati.

Non ti nascondo che altra condizione necessaria è abituarsi a lottare contro le tue paure e le tue debolezze, che spesso ci portano a non avere un certo grado di obiettività.

Questo significa che in modo lucido dobbiamo saper distinguere le cose importanti, da quelle urgenti a tutto ciò che ci sta in mezzo.

Urgente non è sempre importante e viceversa.

Eppure la nostra attitudine è quello di confondere questa equazione.

Il metodo a quadranti per la gestione del tempo

La scoperta della matrice di Eisenhower è stata per me una svolta fondamentale per definire l’approccio ad impegni e progetti.

Di questo ringrazio alcuni formatori (ce ne sono voluti due) che in alcune loro docenze mi hanno presentato questa opportunità.

gestione del tempo tabella

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Ecco quindi cosa è necessario fare, te lo indico per punti.

  • Scegli un momento della giornata (inizio oppure alla fine della precedente) per fare questo lavoro di pianificazione
  • Segnati tutte le attività che devi o desideri svolgere
  • Ricordati di distinguere macro attività da micro attività (telefonare al cliente Y è cosa diversa rispetto a elaborare business plan del cliente Z)
  • Segna vicino ad esse se sono urgenti e/o importanti (questo è un passaggio che con il tempo potrai saltare, perchè automatizzerai il concetto)
  • Inserisci nella tabella le cose da fare, seguendo l’ordine indicato nella matrice

Alcune attività saranno importanti e urgenti e le affronterai subito (quadrante 2).
Altre solo importanti, e ti ci dedicherai più che puoi, perché è in queste che sei in grado di generare valore (quadrante 4).
Altre ancora non saranno importanti, ma solo urgenti (quadrante 1) e se puoi cercherai di delegarle.
Quelle né importanti né urgenti (quadrante 3), sono quelle per cui davvero “non avrai tempo”.

Ecco adesso sei pronto/a.

 

Errori che commettiamo nella gestione del tempo

Stai attento/a a non commettere questi errori:

  • non definire delle attività troppo astratte, finiresti con il non sapere bene cosa fare per portare avanti il tuo progetto rimandando pericolosamente
  • non sei Superman o Wonder Woman: prenditi una pausa rigenerante ogni tanto
  • non credere troppo nella tua memoria, provandoti a ricordare tutto senza scriverti nulla
  • fare cento cose alla volta (multitasking) non è la soluzione: ci metti più tempo ed i risultati ne possono risentire
  • non sempre puoi fare tutto. Riprogramma per la giornata successiva ma seguendo sempre la logica di cui sopra, non si tratta di procrastinare cose noiose, mi raccomando, ma seguire sempre i concetti di urgenza ed importanza.

Accanto alla nobile arte del fare le cose, c’è la nobile arte del lasciare le cose non fatte. Diventare saggi significa eliminare tutto ciò che non è essenziale. Lin Yutang

 

 

Se vuoi approfondire tutti questi aspetti, ascolta il mio podcast: ogni settimana parlo di un tema relativo al mondo della comunicazione digitale!

Puoi anche approfittare del mio video corso gratuito: ti racconto il mio metodo di lavoro che si basa sulla reputazione digitale

Francesco Costanzini

Mi chiamo Francesco, classe 1978, papà di 3 bambini. Scrivere è un'esigenza. Una passione ed oggi una professione. Amo la mia famiglia, il digitale, il calcio, il nuoto e la buona tavola. Aiuto Terzo Settore, imprese e professionisti a comunicare grazie ad un metodo che si basa sulla "reputazione digitale"

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